Năm lý do các nhà quản lý nói “Không” đối với việc triển khai ERP

201708-01

Thât không may trước đây và ngay ở hiện tại, quá nhiều dự án triển khai ERP và các ý tưởng cải tiến công nghệ gặp thất bại. Sự sợ hãi thất bại là đủ để cho các nhà quản lý không bật đèn xanh cho một dự án ERP.
Nhưng tin tốt là: Khi có được sự quản lý và kiểm soát thích hợp, lo ngại này có thể được giảm bớt. Trong nhiều trường hợp, chính sự lo ngại này có thể được sử dụng để tăng cơ hội thành công của dự án.
Dưới đây chúng tôi đưa ra năm lý do phổ biến khiến các nhà quản lý nói “không” với việc triển khai ERP – cùng với những việc cần làm để khắc phục cho mỗi vấn đề:

1. Họ lo lắng rằng dự án sẽ mất quá nhiều thời gian và tốn kém quá nhiều.

Báo cáo thống kê hàng năm của chúng tôi cho thấy hầu hết các dự án mất nhiều thời gian hơn dự kiến và/hoặc chi phí nhiều hơn. Thống kê này thường gây ra những quan ngại. Tuy nhiên, nếu chúng ta thực hiện kiểm soát dự án sát sao và hiệu quả sẽ là một cách để giảm thiểu rủi ro này. Một cách an toàn để giải quyết rủi ro là đảm bảo rằng bạn lập một kế hoạch dự án toàn diện tính cả các chi phí rủi ro tiềm tàng khi triển khai mà hầu hết các nhà cung cấp và tư vấn ERP không nhận ra. Apzon và nhóm chuyên gia độc lập có thể giúp lập kế hoạch dự án và quy trình quản lý để tránh những vấn đề chung này.

2. Họ lo ngại rằng dự án làm gián đoạn hoạt động hàng ngày của họ.

Một số thống kê đáng kinh ngạc khác trong Báo cáo ERP hàng năm của chúng tôi: khoảng 50% các dự án gặp phải một số gián đoạn trong quá trình Golive. Đây là điều mà các CIO, CFO và giám đốc điều hành khác ít mong muốn nhất, vì vậy điều quan trọng là phải giảm thiểu rủi ro trễ tiến độ công việc hàng ngày. Một phương pháp tốt nhất xử lý việc này xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro chi tiết để giảm sự cố trong việc quá trình triển khai. Một cách khác là thuê một bên thứ ba độc lập để giám sát việc triển khai dự án, xác định những rủi ro mà đội dự án không thể nhìn thấy và đảm bảo rằng bạn có sẵn kế hoạch dự phòng được xây dựng trong kế hoạch tổng thể của bạn. Apzon có thể giúp công ty của bạn hoàn thành mọi phương án mà bạn muốn.

3. Con người cũng là nguyên nhân gây cản trở.

Thông thường, các nhà quản lý không phải là nguồn gốc của vấn đề mà chính là nhân viên của họ. Ví dụ, CFO có thể có một nhân viên kiểm soát hoặc nhân viên kế toán không muốn làm thêm công việc liên quan đến việc xây dựng lại bảng tài khoản kế toán của công ty, điều này có thể làm cho CFO phản đối công việc mà dự án cần thực hiện. Dù là nguyên nhân nào, việc xác định và thực hiện kế hoach quản lý các thay đổi của tổ chức (organizational-change-management) một cách hiệu quả là rất quan trọng để vượt qua được điều này và các vấn đề khác.

4. Họ không có đủ ngân sách để chi trả cho sáng kiến thay đổi.

Rủi ro thường xuất phát từ sự dập khuôn, hầu hết các giám đốc điều hành là người có đầu óc tài chính, đong đếm hiệu quả bằng các chỉ số tài chính. Họ nhìn hệ thống quản trị doanh nghiệp như một loại chi phí và rủi ro mà thường không tính tới các lợi ích kinh doanh tiềm năng tương ứng. Để vượt qua thử thách này, bạn phải giải thích cho họ hiểu bằng ngôn-ngữ-của-họ. Tìm hiểu các tình huống kinh doanh thực tế không chỉ giảm được chi phí của dự án mà còn mang lại những lợi ích tiềm năng mà công ty đang bỏ lỡ.

5. Họ lo ngại rằng hệ thống ERP mới sẽ không cải thiện công việc kinh doanh của họ.

Các nhà quản lý nói chung chỉ đầu tư vào những thứ mang lại lợi ích tích cực cho doanh nghiệp của họ, nhưng nhiều sáng kiến ERP chưa mang lại lợi ích này. Để vượt qua nguy cơ này, điều quan trọng là xác định rõ khía cạnh lợi ích kinh doanh trong bài toán kinh doanh của bạn. Lưu ý: bạn hãy chắc chắn rằng bạn thận trọng khi sử dụng các ước tính kế toán và tài chính, nhưng bạn cũng cân nhắc sử dụng những kết quả này để thúc đẩy năng lực kinh doanh của tổ chức của bạn.

Nếu làm theo lời khuyên này có thể không hoàn toàn loại trừ khả năng “đình công”của đội ngũ quản lý, nhưng nó sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro của dự án.

Hệ thống Best-of-Breed ERP có phải là một lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp?

Nếu bạn có thể ghép tất cả các đặc tính tốt của các giống chó vào một con chó, bạn có được một con chó lai. Tương tự như vậy, nếu bạn có thể ghép các phân hệ mong muốn, các chức năng đặc thù của các nhà cung cấp khác nhau vào chung một hệ thống phần mềm, thì hệ thống này được coi như là một hệ thống ERP “lai” – hay còn gọi là A Best Of Breed ERP system. Với hệ thống ERP truyền thống là tích hợp toàn bộ các phân hệ – Single Integrated ERP system.

best-of-breed
Các doanh nghiệp nhỏ luôn mong muốn tìm kiếm hệ thống ERP với chi phí thấp nên thường lựa chọn các nhà cung cấp giải pháp ERP đặc thù cho 1 lĩnh vực nhất định. Ở thời điểm quyết định đầu tư, doanh nghiệp thường chọn phân hệ quan trọng nhất tại thời điểm đó. Ví dụ một doanh nghiệp bán lẻ với ngân sách hạn chế sẽ quyết định lựa chọn giải pháp cho bán lẻ trước, sau đó mới tính đến giải pháp cho các phân hệ khác như mua hàng, kế toán. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần tính đến khả năng lớn mạnh thêm của doanh nghiệp sẽ kéo theo nhu cầu tích hợp hệ thống bán lẻ đang có với các hệ thống sẽ đầu tư thêm.
Dường như với cách tiếp cận này, doanh nghiệp sẽ có được hệ thống Best Of Breed ERP bao gồm đầy đủ các phân hệ tốt như mong muốn từ các nhà cung cấp khác nhau. Tuy nhiên, hệ thống Best Of Breed ERP vẫn luôn tồn tại song song những ưu điểm và nhược điểm.
Ưu điểm:
– Chi phí thông thường thấp hơn so với đầu tư một hệ thống ERP đầy đủ các phân hệ ngay từ đầu
– Có nhiều sự lựa chọn từ các nhà cung cấp khác nhau trong việc lựa chọn từng phần hành riêng lẻ
– Các phân hệ lựa chọn đều thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của doanh nghiệp
Nhược điểm:
– Có thể dẫn đến sự không đồng nhất thông tin dữ liệu giữa các phòng ban
– Tốn thời gian và chi phí cho việc tích hợp
– Có thể sau đó vẫn phải quay lại lựa chọn một hệ thống ERP đầy đủ thì mới đáp ứng được sự phát triển của doanh nghiệp
Có thể hiểu rõ hơn ưu điểm và nhược điểm với một ví dụ về một doanh nghiệp bán lẻ đi tìm giải pháp ERP như sau:
– Lựa chọn 1 – Best Of Breed ERP: triển khai giải pháp bán lẻ riêng biệt để tập trung vào phần hành quan trọng nhất của doanh nghiệp. Doanh nghiệp này sẽ có rất nhiều sự lựa chọn các giải pháp bán lẻ đặc thù, phổ biến và rất tốt cho lĩnh vực bán lẻ của mình như Microsoft LS Retail, Retail Pro, Cegid…Sau đó doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai hệ thống SAP B1 ERP (được coi là một hệ thống ERP đủ tốt cho doanh nghiệp vừa và nhỏ) cho các phân hệ mua hàng, kho, kế toán, sản xuất. Đồng thời doanh nghiệp cần triển khai thêm phần tích hợp giữa giải pháp bán lẻ chuyên dụng và hệ thống SAP B1 ERP
– Lựa chọn 2 – Single Integrated ERP: doanh nghiệp quyết định đầu tư SAP Retail ngay từ đầu, giải quyết tất cả các phân hệ nghiệp vụ.
Best Of Breed ERP system không phải lúc nào cũng là lựa chọn đúng đắn cho doanh nghiệp, vấn đề quan trọng chính là doanh nghiệp cần xác định được các mục tiêu và chiến lược dài hạn để đánh giá sự phù hợp với hệ thống Best Of Breed ERP hay là Single Integrated ERP.

5 dấu hiệu về chiến lược IT không khả thi

strategy

Đối với các doanh nghiệp lớn, việc xây dựng chiến lược công nghệ thông tin (IT) phù hợp là rất quan trọng. Tuy nhiên thực tế cho thấy rất nhiều bộ phận IT hoặc CIO của doanh nghiệp thất bại trong việc định nghĩa, tổ chức và thực thi chiến lược IT hiệu quả. Dưới đây là 5 dấu hiệu cho thấy điều đó:
1. Công nghệ hiện tại đang vận hàng đã lỗi thời hàng thập kỷ
Thống kê cho thấy các doanh nghiệp cứ chu kỳ 10 năm sẽ thay thế hệ thống phần mềm đang sử dụng từ excel, phần mềm kế toán, các phần mềm chuyên dụng khác hoặc thậm chí cả hệ thống ERP. Đối với một số doanh nghiệp khác, thậm chí vài năm là quá dài cho việc nâng cấp/thay thế phần mềm. Kinh nghiệm cho thấy, nếu doanh nghiệp bạn đã không nâng cấp/thay thế phần mềm trong 10 năm qua thì có nghĩa là doanh nghiệp đã mất đi lợi thế cạnh tranh và đối mặt với sự lỗi thời về ứng dụng công nghệ. Mặc dù điều này có thể tiết kiệm chi phí, ít rủi ro nhưng 10 năm là quá dài, sẽ khiến doanh nghiệp thực sự tụt hậu về ứng dụng công nghệ.
2. Chiến lược IT không tương thích với chiến lược phát triển chung của doanh nghiệp
Một thực tế rất phổ biến là mặc dù phòng IT hoặc CIO luôn có những ý định rất tốt về chiến lược IT, tuy nhiên lại thường không tương ứng với bức tranh tổng thể về chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ một doanh nghiệp đang có chiến lược về giảm chi phí vốn nhưng chiến lược IT lại là triển khai các giải pháp Saas thay vì on-premise thì sẽ dẫn đến sự xung đột về ưu tiên đầu tư. Đối với các đơn vị tư vấn chiến lược IT hoặc tư vấn triển khai ERP chuyên nghiệp, trước tiên cần chỉ ra 5 đến 7 mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp trước khi định nghĩa ra các mục tiêu chiến lược IT.
3. Bạn chưa cân nhắc toàn bộ các lựa chọn về giải pháp công nghệ
Nhiều người cho rằng một bản chiến lược IT cần mô tả một bức tranh lớn, phức tạp và phương án triển khai ERP tốn kém. Tuy nhiên, ERP chỉ là một lựa chọn giải pháp tiềm năng cho doanh nghiệp. Công cuộc số hóa dữ liệu, công nghệ mobile, báo cáo thông minh business intelligence, hệ thống CRM, hệ thống thương mại điện tử… cũng chỉ là những công nghệ tiềm năng khác bên cạnh hệ thống ERP. Thêm vào đó, việc xây dựng lại hệ thống quy trình nghiệp vụ (Business Processes Reengineering) và quản lý thay đổi cơ cấu tổ chức (Organizational Change Management) cũng là hai bài toán rất quan trọng khác nằm ngoài tính công nghệ. Với bất cứ lộ trình nào cũng cần phải cân nhắc, đánh giá tất cả các lựa chọn để xây dựng được chiến lươc IT phù hợp và có ý nghĩa nhất với doanh nghiệp.
4. Bạn không có kế hoạch thực hiện cho việc nâng cấp công nghệ/phần mềm cho doanh nghiệp
Bạn có thể hoàn thành tốt các bước 1, 2, 3 ở trên, tuy nhiên bản chiến lược IT sẽ trở nên vô nghĩa nếu thiếu bản kế hoạch khả thi để triển khai thực hiện.
5. Chiến lược IT không phù hợp với ROI của doanh nghiệp
Đối với các dự án đầu tư công nghệ, doanh nghiệp luôn quan tâm đến chỉ số ROI (Return On Investment) – được hiểu là các lợi ích thu được đối với khoản đầu tư. Do đó, một chiến lược IT sau cùng cần đảm bảo tối thiểu ROI định nghĩa bởi doanh nghiệp nghĩa là phù hợp về chi phí đầu tư, các lợi ích kỳ vọng và yếu tố rủi ro.

http://erpinsider.net